Ufficio Protocollo
L’ufficio protocollo di un comune si occupa della registrazione, classificazione e smistamento di tutta la corrispondenza in entrata e in uscita, garantendo la tracciabilità e la conservazione dei documenti ufficiali dell’ente.
Cosa fa e Competenze
Le competenze dell’Ufficio Protocollo in un comune includono:
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Registrazione della corrispondenza: protocolla tutti i documenti in entrata e in uscita, assegnando un numero progressivo e una data certa.
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Smistamento documenti: inoltra la corrispondenza ricevuta agli uffici competenti per la gestione delle pratiche.
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Classificazione e archiviazione: organizza i documenti secondo il piano di classificazione dell’ente e ne cura l’archiviazione, sia in formato cartaceo che digitale.
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Gestione del protocollo informatico: utilizza sistemi digitali per la registrazione e conservazione dei documenti, nel rispetto della normativa sulla digitalizzazione della pubblica amministrazione.
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Conservazione dei documenti: garantisce l'integrità, la reperibilità e la conservazione nel tempo dei documenti protocollati.
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Accesso agli atti: collabora con gli altri uffici per fornire i documenti richiesti da cittadini o enti, nel rispetto delle norme sulla privacy e sull’accesso agli atti amministrativi.
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Collaborazione con l’archivio comunale: partecipa alla gestione dell’archivio corrente e al trasferimento dei documenti all’archivio di deposito o storico.
Queste attività garantiscono trasparenza, legalità e tracciabilità nella gestione documentale dell’ente.